Zarząd wspólnoty mieszkaniowej a administracja. Czy zarządca to jest to samo co administrator?

Kto zarządza budynkiem, kiedy jest założona wspólnota mieszkaniowa? Administrator jest często utożsamiany z zarządcą, a to dwie różne instytucje. Wspólnoty zatrudniają do tego licencjonowane podmioty.


O czym przeczytasz?

Wspólnotę mieszkaniową tworzy ogół właścicieli danej nieruchomości. Powstaje ona z mocy samego prawa. Po zakupie lokalu u dewelopera podpisaniu aktu notarialnego i dokonaniu odpowiedniego wpisu w księdze wieczystej automatycznie stajemy się członkami takiej wspólnoty. Do jej prawidłowego działania potrzebny jest jednak ktoś, kto zajmie się zarówno zarządzaniem, jak i administrowaniem. Dlatego wspólnoty obowiązane są do wyłonienia ze swego grona zarządu, który będzie ją reprezentował na zewnątrz.

Czym jest zarząd a kim jest zarządca? Czy administrator to po prostu inne określenie na zarządcę? Te wątpliwości rozwieje poniższy tekst.

Czym jest wspólnota mieszkaniowa?

Definicja wspólnoty mieszkaniowej uregulowana została w art. 6 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali.

Zgodnie z nią wspólnota to nic innego jak ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości.

Wspólnota mieszkaniowa nie ma własnego majątku, ponieważ należy on w całości do jej członków. Celem jej powstania jest sprawowanie nadzoru nad elementami wspólnymi danej nieruchomości. Są nimi m.in. klatki schodowe, garażne, place zabaw, parkingi, windy, zsypy, dachy, kotłownie itp. Aby uporządkować prowadzenie ważnych spraw mieszkańców, a także wyłonić ich reprezentację, wspólnoty wybierają  zarząd.

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej

Aby wspólnota mogła funkcjonować efektywnie, potrzebny jest zarząd lub zarządca. Zarząd jest organem wspólnoty, wybierany spośród jej członków lub spoza tego grona. Jeżeli wspólnota składa się z więcej niż trzech lokali, powołanie zarządu jest obowiązkiem wspólnoty.

Głównym i najważniejszym zadaniem zarządu jest kierowanie sprawami wspólnoty oraz reprezentowanie jej na zewnątrz, a także w stosunkach pomiędzy wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali.

Może on dokonywać czynności samodzielnie bądź na podstawie uchwały podjętej przez wszystkich właścicieli. Uchwała jest konieczna do podejmowania czynności przekraczających zwykły zarząd, np. nabycia nieruchomości czy przyjęcie rocznego planu gospodarczego. Zarząd powołany uchwałą właścicieli lokali na podstawie art. 20 wspomnianej ustawy jest organem wewnętrznym wspólnoty, do którego stosuje się odpowiednio przepisy o organach osoby prawnej (art. 33 (1) k.c.). Jego działanie - odmiennie niż zarządcy - jest działaniem samej wspólnoty, a nie osoby trzeciej w stosunku do niej.

Kim jest zarządca nieruchomości?

Zgodnie z art. 18 ustawy właściciele lokali mogą w umowie lub w drodze uchwały powierzyć zarządzanie nieruchomością osobie fizycznej lub prawnej, którą ustawodawca w innych przepisach nazywa zarządcą. Zarządca jest osobą trzecią (odrębnym podmiotem) w stosunku do wspólnoty mieszkaniowej, nawet gdy jest upoważniony do jej reprezentowania (Sąd Najwyższy w uchwałach: III CZP 96/11, OSNC 2012/7-8/88, III CZP 74/03, OSNC 2005/1/, III CZP 62/05, Lex nr 171751 oraz Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z dnia 4 października 2013 r., I ACa 562/13, Lex nr 1394200).

Wspólnota może więc wybrać zarząd składający się z jej członków albo powierzyć zarząd osobie bądź podmiotowi z zewnątrz, czyli ustanowić zarządcę. Jest to tak zwany zarząd powierzony. Zarządcą może być osoba prowadząca działalność gospodarczą. To profesjonalny podmiot, posiadający odpowiednie licencje i uprawnienia.  

Wspólnoty mieszkaniowe często, z uwagi na potrzebę rzetelnego i kompleksowego sprawowania zarządu, decydują się na powierzenie tej funkcji wykwalifikowanym podmiotom, które zawodowo zajmują się zarządzaniem nieruchomościami. Zakres zarządzania nieruchomością powinien być określony w umowie o zarządzaniu nieruchomością. Zarządca jest osobą, do zadań której należy podejmowanie decyzji zmierzających do racjonalnego gospodarowania nieruchomością, wysłuchiwanie potrzeb mieszkańców i rozwiązywania bieżących problemów z życia wspólnoty.

Katalog głównych zadań zarządcy jest bardzo szeroki. Należą do niego przede wszystkim:

  • prowadzenie dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej,
  • zwoływanie zebrań wspólnot mieszkaniowych,
  • sporządzanie projektów uchwał i umów,
  • terminowe przeprowadzanie przeglądu stanu nieruchomości,
  • organizacja remontów,
  • bieżąca konserwacja.

Administrator i administrowanie

Choć zdarza się nazywać te dwie instytucje zamienne, należy wyraźnie zaznaczyć, że zarządca to nie to samo co administrator. Sąd Najwyższy w swoim wyroku z dnia 19 stycznia 2006 roku (sygn. akt. IV CK 343/05) wskazał, że administrowanie jest czynnością, która generalnie zawiera się w pojęciu zarządzania nieruchomością, ale oznacza przede wszystkim podstawowe czynności dotyczące opieki nad nieruchomością. Są to głównie: sprzątanie w obrębie nieruchomości oraz jej części wspólnych, pobieranie opłat czynszowych od lokatorów oraz monitorowanie awarii wraz z ich usuwaniem. Administrator może również prowadzić korespondencję wspólnoty.

Z powołaniem administratora mamy najczęściej do czynienia, kiedy wspólnoty decydują się na powołanie zarządu i wtedy zwykle zawierają umowę z firmą pełniącą funkcję administratora nieruchomości.

Administrowanie nieruchomością w głównej mierze polega na utrzymaniu jej w dobrym stanie. Jest to pewna forma zarządzania, która ma jednak ograniczony zakres. Administrator m.in. nadzoruje prace konserwacyjne i remontowe, prowadzi dziennik korespondencji, rejestruje i zgłasza zauważone awarie, prowadzi spis lokatorów, pobiera należności czynszowe od członków wspólnoty mieszkaniowej. W myśl tego, administrator podejmuje się tzw. zwykłych czynności dotyczących nieruchomości wspólnej.

Zarządzanie nieruchomością obejmuje szerszy zakres uprawnień i obowiązków niż administrowanie. Pamiętać należy, że jeżeli wspólnota dokonała wyboru zarządu to nie może już powołać zarządcy i na odwrót. Podmioty te bowiem nie mogą istnieć równolegle. Do zadań zarządcy należy podejmowanie działań mających na celu prawidłową eksploatację nieruchomości oraz zapewnienie bezpieczeństwa. Z kolei administrowanie nieruchomością to podejmowanie wyłącznie bieżących czynności związanych z jej obsługą. Administrator w głównej mierze obowiązany jest dbania o utrzymanie nieruchomości. Z kolei decyzje dotyczące jej działalności i funkcjonowania należą już do kompetencji zarządu wspólnoty mieszkaniowej.

Artykuły, które mogą Cię zainteresować