Umowa o świadczenie usług ochrony mienia

Jak napisać umowę o świadczenie usług ochrony mienia ? Co powinna zawierać dobra umowa? Na co powinniśmy zwrócić uwagę przy jej tworzeniu?


O czym przeczytasz?

Jak sporządzić umowę?Po co ci umowa?

Wiadomo, umowę zawiera się na złe czasy. To stare powiedzenie ma swoją wartość także obecnie. Dopóki wszystko się dobrze układa nie masz potrzeby niczego spisywać (chyba, że prawo wyraźnie tego wymaga). Umowa zawarta w formie pisemnej (spisana) przyda ci się dopiero w przypadku pojawienia się nieporozumień. Ma służyć jako dowód dla innych - głównie dla sądów, wskazać, że któraś ze stron zachowuje się niezgodnie z ustaleniami. Z tego właśnie powodu powinna być napisana językiem prawniczym i zawierać zdefiniowane w prawie określenia. Wówczas wiele sformułowań jest już precyzyjnych bez potrzeby dodatkowych wyjaśnień. Dobra umowa to taka, która nie pozostawia miejsca na dowolną interpretację. Najlepiej jak jest krótka, spójna i merytoryczna. Każdy, kto czyta umowę powinien rozumieć ją tak, jak strony, które ją zawarły.

Konstrukcja umowy

W razie sporu, sąd będzie próbował dociec co strony danej umowy zamierzały przez nią osiągnąć. Tę zasadę wprowadził art. 65 § 2 Kodeksu cywilnego, który mówi o zgodnym zamiarze stron. I znowu, im dokładniej ten zamiar w umowie opiszesz, tym mniejsze pole do interpretacji. O to właśnie w dobrym opisie wzajemnych zobowiązań chodzi. Użycie terminologii prawniczej powoduje, że przez każdego prawnika będzie rozumiana tak samo (a przynajmniej podobnie). Nie ma zatem większego znaczenia jak daną umowę nazwiesz, bo to treść, a nie nazwa decyduje o rodzaju umowy.

Umowa powinna posiadać przede wszystkim takie elementy:

  • Oznaczenie miejsca i daty zawarcia

Element ten nie jest wymagany prawem, ale ma znaczenie praktyczne. Zdecydowanie ważniejsze jest składanie podpisu razem z datą, ponieważ wtedy właśnie umowa zostaje zawarta.

 

  • Oznaczenie stron umowy

Inaczej komparycja. Opis stron umowy powinien być jak najszerszy, pozwalający zidentyfikować dany podmiot. Dane dotyczące stanu cywilnego też mają znaczenie.

 

  • Postanowienia przedmiotowo istotne

Tzw. essentialia negotti. To podstawowe zobowiązania stron, które wskazują na rodzaj zawieranej umowy. Brak ich wykonania oznacza niewykonanie umowy. Np. zobowiązanie zapłaty lub wydania lokalu.

 

  • Dalsze postanowienia i zabezpieczenia

Tzw. neutralia negotti i accidentalia negotti. Nie są prawnie wymagane, ale są dość istotne z punktu widzenia wykonywania umowy. Służą do określenia zasad wykonywania umowy. Bez ich wykonania umowa jest ważna, ale nienależycie wykonywana. Postanowienia zabezpieczające są wprowadzone – jak sama nazwa wskazuje – w celu zabezpieczenia postanowień istotnych.  Np. warunki eksploatacji i zwrotu lokalu.

 

  • Postanowienia końcowe

To postanowienia, które nie są obligatoryjne, ale ciężko spotkać umowę bez nich. Są bardzo istotne, ponieważ są wśród nich takie, które dotyczą kwestii „technicznych” danej umowy (np. adresy czy komunikacja stron), ale i takie, które wiążą – przy ewentualnym sporze – sąd. Np. właściwość sądu, forma zmiany umowy. 

 

  • Podpisy i ewentualne załączniki

Umowa w formie pisemnej jest zawierana w momencie, kiedy ostatnia ze stron złoży podpis. Dlatego spisywanie daty przy podpisie ma istotne prawnie znaczenie. Załącznikami do umowy powinny być dokumenty. Nie ma konieczności wymieniania załączników pod koniec umowy, to bardziej zabieg praktyczny. 

Forma umowy

Najbardziej popularną i podstawową formą umów polskim prawie jest forma pisemna (podpisana prze obie strony). Wykorzystywana w umowach, gdzie nie ma przeniesienia własności nieruchomości (do takich wymagany jest akt notarialny). Od kilku lat znana i coraz chętniej wykorzystywana jest także forma dokumentowa (postać elektroniczna lub inna cyfrowa), jednak nierekomendowana przy umowach związanych z nieruchomościami. Pozostałe formy, występujące najczęściej w obrocie nieruchomościami  to akt notarialny czy forma pisemna z podpisami urzędowo poświadczonymi. Są to formy wymuszone dla zachowania bezpieczeństwa prawnego.

Umowa o świadczenie usług ochrony mienia - co musisz wiedzieć?

Oprócz wyżej wymienionych elementów umowy zwróć uwagę na:

  • Prawo do nieruchomości

Jak we wszystkich umowach w obrocie nieruchomościami zasadnym jest sprawdzenie (i odebranie stosownego oświadczenia) czy strona posiada, a jeśli tak to jakie, prawo do danej nieruchomości. Czy sprzedajesz, bierzesz najem, czy chcesz zamówić usługę związaną z nieruchomością – najważniejszy jest tytuł do niej.

W przypadku prawa własności sprawdź je w aktualnej księdze wieczystej (KW), co można zrobić online. Rękojmia wiary publicznej oznacza, że w razie niezgodności między stanem prawnym nieruchomości ujawnionym w księdze wieczystej, a rzeczywistym stanem prawnym, treść księgi rozstrzyga na korzyść tego, kto przez czynność prawną z osobą uprawnioną według treści księgi wieczystej nabył własność lub inne prawo rzeczowe.

W przypadku, gdy podmiot włada nieruchomością, a z KW wynika, że nie jest właścicielem należy sprawdzić jaki jest jego status. Czy jedynie reprezentuje właściciela (wówczas sprawdź jego pełnomocnictwo) czy posiada jakieś prawo (np. jest najemcą czy użytkownikiem), wtedy pamiętaj o sprawdzeniu umowy dającej takie prawo.

W przypadku, gdy stroną umowy jest wspólnota mieszkaniowa należy sprawdzić umocowanie osób działających w jej imieniu. Będzie to pełnomocnictwo wystawione przez zarząd wspólnoty (wówczas należy sprawdzić uchwałę o powołaniu tych członków oraz ewentualnie uchwałę o zgodzie a zawarcie tejże umowy. Wspólnota mieszkaniowa to - zgodnie z ustawą o własności lokali - ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości. Wspólnota mieszkaniowa może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozwana.

 

  • Przedmiot umowy

Przez umowę o świadczenie usług ochrony mienia wspólnota zleca wykonawcy wykonywanie usług w zakresie ochrony mienia wspólnego mieszkańców wspólnoty. Za takie usługi należy uznać bieżącą ochronę, monitoring czy przebywanie w nieruchomości wspólnoty. W powyższym są główne zobowiązania stron. W przypadku nieruchomości pamiętaj o bardzo szczegółowym opisaniu tej nieruchomości z podaniem numeru księgi wieczystej, w której ma wykonujący ochronę ma się „opiekować”. Jeszcze bardziej istotny jest zakres usług ochrony. Najlepiej stworzyć szczegółowy katalog czynności oraz sposób ich wykonywania.  Zwróć uwagę także na sposób komunikowania się wykonawcy zarówno z zarządem wspólnoty, jak i z ogółem mieszkańców. Można załączyć wszelkie plany, mapki czy wizualizacje.

 

  • Wykonanie umowy

Umowa o świadczenie usług ochrony mienia powinna być – do celów dowodowych - stwierdzona pismem. Prócz zapłaty wykonawcy wynagrodzenia w terminie i na warunkach określonych w umowie wspólnota jest zobowiązana przekazać mu kompletną dokumentację techniczną nieruchomości, a także udzielać wszelkich niezbędnych do sprawowania ochrony.

Umowa o świadczenie usług ochrony mienia - uważaj na

  • Wykonawcę jako podmiot (reputacja, zdolności operacyjne, kwalifikacje, doświadczenie)
  • Tytuł do zarządu nad nieruchomością
  • Stan faktyczny nieruchomości
  • Forma umowy (co najmniej pisemna do celów dowodowych)
  • Szczegółowy zakres usług
  • Klauzule kończące współpracę (oddanie obiektu i dokumentacji)

Artykuły, które mogą Cię zainteresować